Bestellaufnahme nach Liste

Die Bestellaufnahme nach Liste ermöglicht die systematische Aufnahme von Bestellaufnahmen nach einer vordefinierten Liste von Kunden. Der Mitarbeiter im Bestellbüro telefoniert zu vordefinierten Zeiten jedem Empfänger und fragt nach Nachbestellungswünschen für eine definierte Tour.

Im gleichen Zug können auch Vorbestellungen für eine weitere Tour abgefragt werden. Die Anwendung unterstützt den Prozess und ist auf möglichst einfache und schnelle Erfassung der Bestellung optimiert. Ebenfalls unterstützt das Programm die gleichzeitige Aufnahme derselben Liste durch mehrere Mitarbeiter, um die Abarbeitungszeit der Liste bei Bedarf weiter zu reduzieren.

Vorbereitungen

Berechtigungen

Den entsprechenden Benutzergruppen müssen die Funktions-Berechtigungen für die Bestellaufnahme nach Liste innerhalb der Auftragsbearbeitung erteilt werden:

Benutzergruppen

Ausführen Der Benutzer kann das Programm ausführen und vordefinierte Aufnahmeliste abarbeiten.
Bestand bearbeiten Der Benutzer kann die Verkaufsbestände löschen, aus dem Lagerbestand übernehmen und einzelne Verkaufsbestände bearbeiten.

Soll die Benutzergruppe auch Aufnahmelisten, Touren und/oder Ausnahmetage bearbeiten können, so sind die entsprechenden Berechtigungen bei den Stammdaten zu vergeben:

Stammdaten Berechtigungen

Damit der Benutzer auch Ausnahmetage einzelner Partner bearbeiten kann, muss er zusätzlich die Berechtigung Stammdaten / Partner / Ausführen erhalten.

Bestellaufnahme-Listen

Unter den Stammdaten findet sich die Anwendung Bestellaufnahme-Listen mit welchen sich beliebig viele Listen für unterschiedliche Abläufe erstellen lassen.

Im Register «Allgemein» werden die allgemeinen Einstellungen für die Aufnahmelisten vorgenommen:

BA Liste Allgemein

Bei «Name» ist eine sprechende Bezeichnung für die Liste zu erfassen. Die Bezeichnung erscheint im eigenlichen Aufnahmeprogramm zur Auswahl der abzuarbeitenden Liste.

In den Rahmen «Tour 1» und «Tour 2» können die Einstellungen der zu erfassenden Touren vorgenommen werden:

Tourenauswahl Hier ist eine Tour auszuwählen welche zu erfassen ist. Die Tourenauswahl kann leer gelassen werden wenn nur Bestellungen einer Tour aufgenommen werden sollen.
Lieferfrist Die minimale Frist in Tagen wird verwendet um ausgehend vom aktuellen Datum das Tourendatum zu errechnen. Eine Frist von 0 Tagen entspricht dem heutigen Datum, 1 ist Morgen usw. Darüberhinaus bestimmt jedoch auch der Fahrplan der Tour sowie allfällige Ausnahmetage ob die Tour am errechneten Datum überhaupt durchgeführt wird. Wenn nicht, wird so lange der jeweils nächste Tag bestimmt bis ein Tag gefunden wird an dem die Tour durchgeführt wird.
Von Bestand Mit einem Haken wird definiert, dass die aufgenommenen Mengen vom aktuellen Verkaufsbestand abzubuchen sind. Ohne Haken haben Erfassungen in der entsprechenden Tour keinen Einfluss auf den Bestand.

Im Register «Partner» werden alle Partner mit Aufnahmezeit erfasst die in der Liste abzuarbeiten sind:

BA Liste Partner

Es ist zu beachten, dass der entsprechende Partner zusätzlich in der Partnerliste der entsprechenden Tour mit einer Übergabezeit erfasst sein muss damit die Bestellaufnahme möglich ist.

Tourenstamm

Die Einstellungen im Tourenstamm gelten nicht ausschliesslich für die Bestellaufnahme. Bevor hier etwas geändert wird müssen Sie deshalb mit den Systemverantwortlichen klären ob das auch für alle anderen Anwendungen in Ordnung ist.

Tourenstamm

Wenn durch die Bestellaufnahme eine neue Tour erzeugt wird, so bestimmt die Einstellung «Anfangsstatus» den Inizialstatus der neuen Auftragstour.

Neu Oft wird dieser Status während des Imports von Bestellungen verwendet um zu signalisieren dass der Import noch nicht abgeschlossen ist.
Bereit Typischerweise verwendet wenn die Bestellungen fertig erzeugt sind, aber die Kommissionierung wird noch nicht freigegeben.
Aktiv Die Auftragstour ist zur Kommissionierung freigegeben.

Eine weitere wichtige Einstellung ist der Fahrplan, mit welchem festgelegt wird an welchen Tagen und zu welchen Zeiten die Tour jeweils abfährt. Mit dem Button neben dem Eingabefeld erscheint ein Assistent in welchem die entsprechenden Definitionen vorgenommen werden können:

Fahrplan

Im Register «Partner» werden alle Partner erfasst die in der Tour bedient werden:

Touren-Partner

Für die Bestellaufnahme nach Liste ist die Übergabezeit wichtig. Nur Partner die hier in der Tour mit Übergabezeit enthalten sind erscheinen in der Bestellaufnahme nach Liste.

Die Übergabezeit wird in der Bestellaufnahme angezeigt und dient dazu abzuschätzen ob eine Lieferung am heutigen Tag problemlos möglich ist, knapp sodass erst Rücksprache mit dem Lager erforderlich ist, oder gar nicht mehr weil die Zeit schon lange vorbei ist.

Ausnahmetage

Mit Ausnahmetagen können die gemäss Touren-Fahrplan gültigen Daten übersteuert werden. In den Stammdaten findet sich die entsprechene Anwendung mit welcher die systemweit gültigen Ausnahmetage definieren lassen:

System Ausnahmetage

Ein Arbeitstag definiert dass unabhängig vom Touren-Fahrplan dieser Tag für die Tour gültig ist, während ein Ruhetag definiert dass unabhängig vom Touren-Fahrplan dieser Tag für die Tour nicht gültig ist.

Zusätzlich zu den systemweit gültigen Ausnahmetagen ist es möglich pro Partner Ausnahmetage zu definieren:

Partner Ausnahmetage

Im Beispiel ist ein hierarchisch aufgebauter Partnerstamm zu sehen, bei dem auf der obersten Ebene der Partner 0070000 (Betriebszentrale) ist, und diesem untergeordnet die Partner 0071380, 007310 etc. (Filialen).

Die oberste Ebene (Betriebszentrale) erbt die systemweit gültigen Ausnahmetage und kann zusätzliche eigene Ausnahmetage definieren oder systemweite Ausnahmetage übersteuern. Die Partner der unteren Ebene (Filialen) erben wiederum die Ausnahmetage der oberen Ebene und können diese wieder übersteuern.

Zusätzlich zu den Typen Arbeitstag und Ruhetag lassen sich im Partnerstamm auch Ausnahmetage vom Typ Fahrplanmässig definieren. Solche Ausnahmetage heben geerbte Ausnahmetage auf, sodass wieder die Definition gemäss Touren-Fahrplan gilt.

Bestellaufnahme durchführen

Das Bestellaufnahmeprogramm wurde so gestaltet dass es sowohl an einem normalen PC, als auch auf einem Touchscreen verwendet werden kann.

Seitenfunktionen

In allen nachfolgenden Fenstern ist oben jeweils gross der Seitentitel angezeigt. Neben dem Seitentitel befinden sich jeweils Buttons mit allgemeinen Funktionen:

Aktualisieren Aktualisiert die angezeigte Liste.
Spaltenbreite anpassen Passt die Breite aller Spalten der angezeigten Listen automatisch an den aktuellen Inhalt an.
Alfanumerische Tastatur Ruft die virtuelle alfanumerische Tastatur auf, sodass entsprechende Eingaben auch auf reinen Touchscreen-Geräten ohne Tastatur möglich sind. Die zuletzt verwendete virtuelle Tastatur merkt sich das System für jede Seite einzeln, sodass diese nicht jedes mal extra aktiviert werden muss.
Numerische Tastatur Ruft die virtuelle numerische Tastatur auf, sodass entsprechende Eingaben auch auf reinen Touchscreen-Geräten ohne Tastatur möglich sind. Die zuletzt verwendete virtuelle Tastatur merkt sich das System für jede Seite einzeln, sodass diese nicht jedes mal extra aktiviert werden muss.

Listenauswahl

Nach Start des Programms Bestellaufnahme nach Liste beginnt der Ablauf mit der Auswahl der abzuarbeitenden Liste:

Listenauswahl

Folgende Funktionen sind vorhanden:

Exit Bestellaufnahmeprogramm verlassen.
Weiter Die markierte zur Abarbeitung aufrufen. Alternativ kann die gewünschte Liste auch per Doppelklick auf den entsprechenden Namen aufgerufen werden.

Listenübersicht

Nach Aufruf der entsprechenden Liste werden die konfigurierten Partner in Listenform dargestellt:

Liste Morgens Mo-Fr

Die Spaltenbreite kann, ausser mit der vorgängig beschriebenen Seitenfunktion, auch manuell einzeln per Maus eingestellt werden.

Es ist ausserdem möglich die Reihenfolge der Spalten zu ändern indem ein Spaltenkopf angeklickt und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position gezogen wird.

Durch einmaliges Klicken auf einen Spaltenkopf wird die Liste nach dieser Spalte aufsteigend sortiert. Durch nochmaliges Klicken auf die gleiche Spalte kann die Sortierreihenfolge umgekehrt werden. Die jeweils angezeigte Reihenfolge ist gleichzeitig die Reihenfolge in welcher die Liste abgearbeitet wird (Normalfall: nach Zeit aufsteigend).

Alle diese Einstellungen werden über das Programmende hinaus abgespeichert, sodass die Anpassungen nicht jedes mal neu erfolgen müssen.

In der Spalte Status können die folgenden Zustände vorhanden sein:

offen Für den Partner wurde seit der letzten Rücksetzung des Status keine Bestellaufnahme durchgeführt.
in Bearbeitung Jemand anders arbeitet in der gleichen Liste und erfasst momentan gerade eine Bestellung für diesen Partner.
erfasst Die Bestellerfassung für den Partner wurde durchgeführt.

Die folgenden Funktionen stehen zur Verfügung:

Liste wechseln Diese Liste verlassen um eine andere Liste aufzurufen oder um das Programm zu beenden.
Status zurücksetzen Nach einer Sicherheitsabfrage wird des Status aller Partner für diese Liste auf offen gesetzt.
Bearbeitung starten Die Bearbeitung der Liste beim aktuell markierten Partner starten. Nachdem die Aufnahme für diesen Partner abgeschlossen ist wird automatisch den nächste darunter angeordnete Partner mit Status offen aufgerufen. Die Funktion ist nur dann ausführbar wenn der markierte Partner den Status offen hat, sonst ist die Funktion gesperrt.
Einzelaufnahme Für den aktuell markierten Partner eine Einzelaufnahme durchführen, d.h. nach Abschluss der Bestellaufnahme nicht automatisch den nächsten Partner aufrufen. Die Funktion ist nur dann ausführbar wenn der markierte Partner den Status offen oder erfasst hat, wenn er hingegen in Bearbeitung ist, ist die Funktion gesperrt. Dies ist die Standardfunktion, d.h. sie kann auch per Doppelklick auf die entsprechende Partnerzeile aufgerufen werden.

Aufnahme

Das Fenster zur Bestellaufnahme eines einzelnen Partners hat entweder den Titel Einzelaufnahme oder aber Geführte Aufnahme, je nachdem in welchem Modus die Aufnahme erfolgt. Der Arbeitsbereich teilt sich grob in die 3 Zonen Kopfbereich, Filterbereich und Erfassungsbereich:

Aufnahme

Kopfbereich

Links werden Detailinformationen zum Partner angezeigt. «ID», «Name» und «Telefon» kommen aus dem Partnerstamm. Die Angabe «Anrufzeit» stammt aus der Aufnahmeliste.

In der Mitte und rechts werden die Informationen zu den beiden Touren angezeigt. «ID», «Name» und «Übergabezeit» kommen aus dem Tourenstamm. «Datum» wird anhand des Tourenfahrplans, der minimalen Lieferfrist in der Aufnahmeliste sowie den Ausnahmetagen des Partners berechnet. Bei «Bemerkung» kann eine Bemerkung zum erzeugten Partnerauftrag erfasst werden. Mit dem Listenbutton daneben können auch Standardbemerkungen definiert und abgerufen werden (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt).

Filterbereich

Zuoberst ist ein Suchfeld mit welchem nach ID oder Name eines Artikels gesucht werden kann. Es genügt einen Teil der ID oder des Namens einzugeben, mit «BANAN» werden z.B. alle Artikel gefunden in denen irgendwo BANAN vorkommt. Der Button rechts vom Suchfeld löst die Suche nach den eingetippten Text aus, aber die Suche kann auch mit der Eingabetaste ausgelöst werden so lange der Cursor im Suchfeld steht.

Das Ankreuzfeld «Nur Artikel mit Bestand» schränkt die Suche auf Artikel mit einem positiven Verkaufsbestand ein.

Darunter befindet sich eine Filterliste mit den Spezialfiltern «*Bestellung*» (alle bisher erfassten Artikel), «*Verfügbar*» (Lagerartikel) und «*Aktionen*» (alle Artikel bei denen momentan im Stamm ein Aktionspreis gültig ist). Die weiteren Begriffe sind die Artikelattribute die sich frei definieren lassen. Einem Artikel können beliebig viele Attribute zugeordnet werden . Ein Haken bei «Nur Artikel mit Bestand» wirkt auch bei allen Begriffen dieser Liste, mit Ausnahme von «*Bestellung*» und «*Verfügbar*».

Die durch den Filter gefundenen Artikel werden im Erfassungsbereich aufgelistet.

Erfassungsbereich

Im Erfassungsbereich werden die im Filter gewählten Artikel mit Preisen, Verkaufsbeständen, Erfassungsmengen für die beiden Touren sowie einer allfällig erfassten Bemerkung dargestellt. Die Mengen beziehen sich immer auf die führende Lagereinheit des Artikels (z.B. TU).

Der Bereich kennt 2 verschiedene Bearbeitungsmodi: Einerseits der normale Aufnahmemodus wo die Bestellmengen und die Bemerkung direkt in der Liste eingegeben werden können. Anderseits der Bestandesmodus wo nur die Bestände in der Liste bearbeitet werden können.

Durch Anklicken des entsprechenden Feldes wird das entsprechende Bearbeitungsfeld geöffnet. Die Menge oder die Bemerkung kann direkt eingetippt werden.

Mit der Tabulatortaste springt man zum nächsten Eingabefeld. Wird momentan die Menge für Tour 1 bearbeitet, so springt der Cursor weiter zur Menge der Tour 2 falls diese aktiv ist, und sonst zum Bemerkungsfeld. Nach dem letzten aktiven Feld der Zeile springt der Cursor weiter zum ersten aktiven Feld des nächsten Artikels. Mit Rückwärts-Tabulator funktioniert das auch in die andere Richtung.

Will man nicht innerhalb der Zeile weiterspringen sondern ins gleiche Eingabefeld des nächsten oder des vorangehenden Artikels, so ist das mit den Cursor abwärts und Cursor aufwärts Tasten möglich.

Die Bestände der aktuellen Zeile werden stets automatisch nachgeführt, damit bei gleichzeitiger Aufnahme durch verschiedene Personen die Information möglichst rasch bekannt ist. Sobald eine Menge bei einer bestandeswirksamen Tour eingegeben und das Eingabefeld verlassen wird, wird die Menge reserviert und der neue Bestand unmittelbar nach Reservation angezeigt. Nehmen 2 Mitarbeiter also zufällig gleichzeitig beim gleichen Artikel die noch vorhandene Restmenge als Bestellung auf, so wird beim einen der neue Lagerbestand als 0 angezeigt, und beim anderen wird ein Minusbestand angezeigt.

Funktionen

Abbruch Die Bestellaufnahme für diesen Partner wird abgebrochen. Die allfällig bisher eingegebenen Mengen werden verworfen und zur Listenübersicht zurückgekehrt. Der Status des Partners wird zurückgesetzt auf den Wert den er vor Aufruf hatte. Bei geführter Aufnahme wird diese ebenfalls unterbrochen, d.h. der nächste Partner mit Status offen wird nicht zur Bearbeitung aufgerufen.
OK Falls Mengen erfasst wurden, so werden entsprechende Aufträge generiert. Der Status des Partners wird auf erfasst gesetzt. Bei Einzelaufnahme wird zur Listenübersicht zurückgekehrt. Bei geführter Aufnahme wird nach dem nächsten Partner mit Status offen gesucht und dieser ggf. zur Bestellaufnahme aufgerufen. Wird kein nachfolgender Partner mit Status «offen» mehr gefunden so wird die geführte Aufnahme beendet und die Listenübersicht angezeigt.
Bestände bearbeiten Das Ankreuzfeld ist nur sichtbar wenn der Benutzer die Berechtigung zur Bearbeitung der Verkaufsbestände hat (ebenso die beiden Buttons Bestände übernehmen und Bestände löschen). Durch Setzen des Hakens wird auf den Modus zur Bearbeitung der Bestände umgeschaltet und die beiden Buttons «Bestände übernehmen» und «Bestände löschen» werden aktiv geschaltet. Durch Löschen des Hakens wird wieder zum Aufnahmemodus zurückgeschaltet.
Bestände übernehmen Nach einer Sicherheitsfrage werden die Verkaufsbestände zunächst gelöscht und anschliessend die vorhandenen freien Lagerbestände als Verkaufsbestände übernommen. Die Funktion kommt z.B. zu Beginn der morgentlichen Bestellaufnahme zum Einsatz, nachdem die Lagermitarbeiter die aktuellen Lagerbestände aufgenommen haben.
Bestände löschen Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Verkaufsbestände gelöscht. Die Funktion kommt z.B. vor der Mittagsaufnahme zum Einsatz wenn die Überhangbestände der für den nächsten Tag disponierten Artikel bekannt sind und manuell im Erfassungsbereich eingegeben werden sollen.

 

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